Obecně je Wiki web, kde je uživatelům umožněno přidávat, upravovat a udržovat obsah, který se týká daného tématu. Wiki obsahují mnoho stránek, které jsou vzájemně silně provázané (provázanost se určuje velmi jednoduše) a jsou snadno editovatelné (což odstraňuje bariéry k jejich vzniku a úpravám). Od pojmu Wiki oddělme Wiki-systém, což je aplikace na pozadí, která onu wiki pohání.
Původní myšlenka wiki je, že není zaheslovaná, a kdokoliv může cokoliv měnit. Jednotlivé změny se zaznamenávají a je k dispozici nástroj na vracení změn, což slouží k eliminaci chyb a vandalismu.
Ke shromáždění znalostí/poznání/vědomostí/zkušeností/poznatků (anglicky knowledge) z lidských hlav, ať už z jakékoliv oblasti. Dovednost umět si zaznamenat si své „knowledge“ z hlavy do nějakého vhodného systému a následně ji umět ve správný čas najít dělá daného člověka, či skupinu lidí velmi silnou.
„Knowledge“ je možné uchovávat mnoha způsoby - na papírech nebo v různých počítačových dokumentech. Důležité je vždy vědět, kde tyto knowlegde jsou zaznamenané a dokázat se k nim rychle dostat. Dále je důležité, aby informace nebyly rozstříštěné, redundantní (stejné informace na více místech - to pak po aktualizaci v jenom místě vede ke zmatečným stavům), aktuální a nepoškozené.
Informace na papíře se špatně aktualizují a může být problém s jejich dostupností. Klasické dokumenty v počítači jsou pro tyto případy lepší, ale mohou kulhat pokud se k nim má dostat více lidí, nebo pokud je počítač vypnutý. Online dokumenty jako Google Docs mohou mít nevýhodu v roztříštěnosti informací, hůře se v nich dělají provazby a data jsou uložena u třetí strany a tedy je zde porušeno vlastnictví vlastních dat.
Wiki je v tomto ohledu lepší, protože v ní dává větší smysl zakládat samostatné stránky i pro pojmy, kde je třeba velmi málo informací (ale jsou společné pro více jiných stránek). Systém Wiki není samospásný, je třeba být důsledný a informace správně třídit, ale pro uchovávání „knowledge“ je z mého pohledu nejvhodnější.
Je vhodná pro návody, poznámky k technologiím nebo seskupení informací k věcem nad kterými je potřeba dělat rozhodnutí.
Protože wiki je univerzální jako papír, nebrání nám použít ji ke kde čemu. U těchto záležitostí může být ale vhodné klidně zvolit i jiné systémy.
Nejznámější je Wikipedia. Dále nespočené množství dalších ať už otevřených uzavřených. Vznikají wiki názorově stejně smýšlejících skupin, případně oborové, nebo podnikové.